ベトナム法人の月次運用は、毎月の締め作業の中で資料が集まり、会計・税務・労務の数字が合っているかをその月のうちに確かめられる形にしておくと安定します。確認を後回しにすると、月次決算が遅れ、税務申告、監査、本社報告の場面で追加の確認が増えます。
毎月そろえる資料と会計の確認
毎月、少なくとも次の資料をそろえます。
- 銀行明細と現金出納の記録
- 売上インボイス
- 仕入・経費のインボイス
- 契約書、発注書、検収書、請求書
- 給与計算の資料
- 社会保険関連の資料
- 海外送金や親子間取引の証憑
資料は後から探すと時間がかかるため、締め作業の流れの中で集まるようにしておきます。
会計では、銀行明細、現金、電子インボイス、契約・請求書類が互いに合っているかを確認します。銀行から支払が出ているのに対応するインボイスや契約書がない、売上インボイスは発行したのに入金の確認が遅れている、経費の内容が税務上説明しにくい、といった食い違いは、月次で見つければ軽い修正で済みます。半年後や年度末にまとめて確認すると、関係者の記憶が薄れ、資料の回収にも時間がかかります。
税務と給与・社会保険
税務では、VAT（付加価値税）、PIT（個人所得税）、FCT（外国契約者税）、CIT（法人税）を、会計処理、契約書、支払証憑、社内承認とつなげて確認します。月次・四半期の運用で見るのは、VATインボイスの発行・受領の状況、給与・賞与・手当にかかるPIT、海外送金にFCTがかかるかどうか、損金算入に必要な契約書・インボイス・支払証憑がそろっているか、年度末のCIT申告を見据えた費用処理です。
従業員を雇っている場合は、給与計算とあわせて次の点を毎月確認します。
- 新入社員・退職者の有無
- 給与、手当、賞与、控除の項目
- PITの課税対象となる福利厚生
- 社会保険の加入・変更・脱退
- 労働契約書や社内規程との整合性
給与計算の時点で税務、社会保険、労働契約との整合を見ておくと、後日の説明の手間が減ります。
本社への月次報告
日系企業では、ベトナム法人の月次の数字は本社の管理や意思決定にも使われます。現地の会計・税務・労務の情報をそのまま本社に渡しても判断しにくいことがあるため、ベトナム会計上の財務諸表に加えて、売上・費用の増減理由、資金繰りの状況、税務・労務の未解決事項、本社の確認が必要な取引、次月以降に対応する事項を日本語でまとめておきます。
月次運用で詰まりやすいところ
よく起こるのは、銀行明細の入手が遅れる、インボイスと契約書の対応関係が分からない、経費の証憑が月末にまとめて届く、といったことです。給与・手当の税務処理がはっきりしない、海外送金のFCTの確認が後回しになる、会計事務所からの質問を誰が確認するか決まっていない、本社向けの説明資料が締めの後に追加で必要になる、という例も多く見られます。一つひとつは小さな問題でも、毎月積み重なると大きな負担になります。
月次の運用が安定していれば、年度末の決算、監査、税務調査、本社報告の負担も軽くなります。年次の期限と流れはベトナム法人の年次決算・法定監査・CIT確定申告、設立直後の手続きはベトナム法人設立後に必要な初期手続きの記事で説明しています。