ベトナムで会計事務所を変更する際の確認事項｜引継ぎ・費用・切替手順

ベトナム法人の会計・税務を外部の会計事務所へ委託している場合でも、年度途中を含め、必要に応じて委託先を変更することは可能です。

ただし、単に現在の契約を終了し、新しい会計事務所と契約すれば完了するわけではありません。

旧会計事務所がどの月までの記帳・申告を担当するのか、新会計事務所がどの時点から責任を持つのか、会計データ、税務申告資料、電子インボイス、給与・社会保険、各種システムへのアクセスをどのように引き継ぐのかを、事前に明確にする必要があります。

引継ぎが曖昧なまま変更すると、月次会計の空白、税務申告の漏れ、開始残高の不一致、過去処理の責任範囲をめぐる認識違いが生じる可能性があります。

この記事では、ベトナムで会計事務所を変更する際に確認すべき契約、役割分担、引継ぎ資料、費用、実務上の切替手順を整理します。

先に確認したい4つのポイント

01

旧会計事務所が最後に対応する月・申告を決める

02

新会計事務所が最初に対応する月・申告を決める

03

会計データ、税務資料、アクセス権、未解決事項を一覧で引き継ぐ

04

通常業務、引継ぎ、過去レビュー、修正対応の費用を分けて確認する

会計事務所は年度途中でも変更できるか

ベトナムの会計事務所を変更する時期について、必ず年度末まで待たなければならないという一般的なルールはありません。

一方、実務上は変更時期によって引継ぎの難易度が変わります。

四半期税務申告の直前、年次決算・法定監査の進行中、税務調査・社会保険調査への対応中などに変更する場合は、現在進行している業務を誰が完了させるのかを明確にする必要があります。

変更時には、少なくとも以下の日付を決めます。

• 旧会計事務所との契約終了日
• 旧会計事務所が最後に記帳する対象月
• 旧会計事務所が最後に提出する税務申告
• 新会計事務所が最初に記帳する対象月
• 新会計事務所が最初に提出する税務申告
• 会計データと関係資料の引渡予定日

契約終了日と会計業務の担当終了月は、必ずしも同じとは限りません。

たとえば、契約自体は9月末で終了しても、旧会計事務所が9月分の記帳と第3四半期税務申告まで完了し、新会計事務所が10月分から開始するという整理も考えられます。

旧会計事務所・新会計事務所・依頼会社の役割

会計事務所の変更では、旧会計事務所と新会計事務所だけに任せるのではなく、依頼会社自身が全体を管理する必要があります。

引継ぎ費用は誰が負担するのか

会計事務所を変更する際、旧会計事務所または新会計事務所が無償でどこまで対応するかについて、一律の料金や共通ルールがあるわけではありません。

依頼会社は、旧会計事務所と新会計事務所のそれぞれについて、通常業務と追加業務を分けて確認する必要があります。

実務上は、次のように整理されることが多くあります。

重要なのは、「会計事務所を変更するための料金」という一つの費目で考えないことです。

最終月の通常業務、資料の引渡し、過去の未処理作業、新事務所の初期確認、過去年度レビュー、修正申告などを分けて確認すると、費用と責任範囲が明確になります。

未払報酬や契約上の精算が残っている場合は、資料引継ぎと並行して早めに整理することが望まれます。

引継ぎ時に受け取る資料・データ

引継ぎ資料は、単に直近の財務諸表だけでは不十分です。

新しい会計事務所が月次会計と税務申告を継続するためには、会計数値の根拠、各明細、申告履歴、システムへのアクセス、未解決事項を確認できる状態にする必要があります。

会計事務所変更の実務手順

新しい会計事務所を選ぶ際に確認すること

会計事務所を変更しても、新しい委託先との業務範囲が曖昧であれば、同じ問題が再び起こる可能性があります。

新しい会計事務所との契約前に、少なくとも次の点を確認します。

• 会計・税務サービスを提供するための登録・体制
• 月次、四半期、年次で対応する具体的業務
• 日本語窓口と実務担当者の役割
• 毎月提出する資料と提出期限
• 月次報告の納期と成果物
• 税務申告前の確認・承認方法
• 給与計算、PIT、社会保険を含むか
• 監査法人対応をどこまで支援するか
• 過去年度のレビューを行うか
• 過去の誤りを発見した場合の対応方法
• 通常報酬に含まれない作業
• 契約終了時のデータ形式と引継ぎ方法

将来再び委託先を変更する可能性も考え、契約開始時点でデータの管理方法と終了時の引継ぎ方法まで確認しておくと、属人化を防ぎやすくなります。

すぐに解約せず、現状レビューを行う方法もある

現在の会計事務所に不満がある場合でも、必ずしも直ちに契約を終了する必要はありません。

問題が、担当者との連絡方法、月次報告の形式、資料提出の遅れ、社内と会計事務所の役割分担にある場合は、運用方法を見直すことで改善できることがあります。

一方、開始残高が合わない、申告内容の説明が得られない、会計データを受け取れない、未処理事項が長期間残っている場合は、切替前に現在の会計・税務状況を第三者が確認する方法もあります。

事前レビューでは、たとえば次の資料を確認します。

• 直近の試算表とGL
• 直近の税務申告書
• 税金の納付状況
• 売掛金・買掛金・銀行・固定資産の明細
• 過年度監査報告書
• 税務当局からの通知
• 会計事務所との契約内容

現状を把握したうえで、現在の事務所との運用改善で足りるのか、委託先変更が必要なのかを判断する方が、不要な混乱を避けやすくなります。

引継ぎが十分に行われない場合

引継ぎ資料が不足している場合は、直ちに過去数年分をすべて再入力するのではなく、まず以下を整理します。

• どの資料が存在するか
• どの資料が不足しているか
• 会計ソフトから何を出力できるか
• 税務申告書と会計データが一致しているか
• 直近の確定残高として何を使用できるか
• 次回申告までに最低限必要な資料は何か
• 過去期間の修正が必要か
• 誰の担当範囲として修正するか

新しい会計事務所は、引継ぎを受けただけで過去の全期間について自動的に責任を負うわけではありません。

過去年度のレビュー、再記帳、修正申告、税務当局対応が必要な場合は、通常の月次業務とは別に、対象期間、確認範囲、成果物、費用を合意する必要があります。

旧会計事務所との間で資料や報酬に関する紛争がある場合は、会計実務上の引継ぎと契約上の問題を分けて整理し、必要に応じて弁護士等へ確認してください。

よくある質問

EACHによる会計事務所変更・引継ぎ支援

EACHでは、ベトナム法人の会計事務所変更を検討している場合、まず現在の契約、会計資料、税務申告状況、使用システム、未解決事項を確認します。

そのうえで、以下を日本語で整理します。

• 現在の会計・税務状況
• 旧事務所が完了すべき業務
• 新事務所が開始する業務
• 必要な引継ぎ資料
• 不足資料と未解決事項
• 過去レビューの要否
• 切替スケジュール
• 通常業務と追加業務の範囲
• 想定される費用

会計事務所を変更するかまだ決めていない段階でも、現在の運用を確認し、変更が必要か、現在の事務所との改善で対応できるかを整理します。

会計・税務サービスはEACH VIET NAMの登録事業として対応します。監査業務そのものはライセンスを有する監査法人が実施し、法律・契約上の確認が必要な場合は、必要に応じて弁護士等と連携します。

月次会計、税務、給与・社会保険を含む支援範囲は、バックオフィス運用支援をご覧ください。登録内容や支援体制は、EACH VIET NAMの会社情報で確認できます。

参考法令

• ベトナム会計法（統合文書25/VBHN-VPQH）
  会計担当者変更時の引継ぎ、会計サービス契約、会計サービス提供者の責任等